Från papperslappar
på vift till roligare
vardag med koll.
Den mänskliga faktorn kunde lätt innebära en tidsödande skattjakt för bolagets fältarbetande tekniker. Det blev en allt större utmaning att hålla reda på vilka körningar som var gjorda och att körlistorna verkligen fylldes i på ett korrekt sätt. Idag har varje fältarbetande tekniker en egen iPad i sin bil där hen i förväg kan planera och fylla veckans färdrutt med hållplatser som automatiskt synkroniseras med det bakomliggande systemet.
Kund
Kinab AB
Tjänster
Produkt Strategi, Design, Back-End, Front-End
Behovet
Med hett vatten och högt tryck rengör KinAB alla sorters sophanteringskärl, från vanliga plastkärl till massiva stålcontainrar. Smidigt och miljövänligt, men framförallt rent och fräscht. Att allt fler privata och kommunala fastighetsägare efterfrågar KinABs tjänster är ingen slump. Den snabba framgången med många nya kunder och mängder av beställningar som följd ställde snabbt nya krav på bolagets administrativa rutiner. Excel-ark fylldes i en rasande takt med beställningar, adresser och utförda jobb. Någonstans på vägen förlorade man sin förmåga att enkelt överblicka alla parallella projekt. Den mänskliga faktorn kunde lätt innebära en tidsödande skattjakt för bolagets fältarbetande tekniker. Det blev en allt större utmaning att hålla reda på vilka körningar som var gjorda och att körlistorna verkligen fylldes i på ett korrekt sätt.
Lösningen
När Add Cream började skissa på det nya systemet låg fokus på att skapa mer struktur och ordning för KinAB. Vi ville skapa ett kraftfullt system som kunde erbjuda de avancerade funktionerna som bolagets arbetsledare var i behov av. Samtidigt ville vi ge bolagets tekniker tillgång till den information de behövde på ett enkelt och smidigt sätt. Det behöver nämligen inte råda något motsatsförhållande mellan användarvänlighet och avancerad funktionalitet.
Vi började med att bygga ett kraftfullt system för hantering av kunder, beställningar, fakturering och ruttplanering med fokus på företagets arbetsledare. Nästa steg var att bygga en webbapplikation som specialanpassades för iPads och som särskilt riktar sig till bolagets tekniker. Vi kunde identifiera ett flertal behov ganska omgående. Först och främst: om du kör flera hundra kilometer om dagen måste prylarna fungera i ur och skur, oavsett om det gäller ett fysiskt verktyg eller ett digitalt sådant. För det andra så är teknikerna inte bara användare, utan faktiskt människor också. Ibland glöms det tyvärr bort när interna verktyg skapas.
Resultatet
Ordning och reda behöver inte vara grått och trist! God planering kan istället ge utrymme för arbetsro och en roligare vardag. Idag har varje fältarbetande tekniker en egen iPad i sin bil där hen i förväg kan planera och fylla veckans färdrutt med hållplatser som automatiskt synkroniseras med det bakomliggande systemet. Väl ute på vägen navigerar föraren enkelt och säkert till destinationen med hjälp av den inbyggda GPS/kart-funktionen. De får också en lista på kontaktpersoner för den adress som ska besökas samt information om eventuella nycklar/koder som kan behövas. En illustrativ målsnurra gör det enkelt att se hur många adresser som är kvar att besöka den veckan.
Genom att flera tekniker kör inom överlappande geografiska områden ville vi även göra det enkelt att hjälpa varandra. De har exempelvis möjlighet att spara positioner på kartan där man kan hämta vatten, tipsa om bästa boende i området eller rekommendera lunchställen.
Som du kanske förstått om du läst så här långt: Vi är lite extra stolta över webbapplikationen i bilarna. Samtidigt bygger allt detta på det bakomliggande systemets styrka och flexibilitet. Annars skulle vi inte ha någon möjlighet att plocka ut de allra göttigaste och mest relevanta delarna. Ett exempel är att när beställningarna trillar in i grundsystemet så optimeras färdrutterna för att spara tid och minimera onödiga körningar innan de skjuts ut till appen med automatik. Ett körschema genereras för veckan och efter varje utfört jobb checkas adressen av och listan över tvättade kärl skickas till den faktureringsansvarige utan handpåläggning.
Att lansera ett nytt system, särskilt ett affärskritiskt sådant, är alltid spännande. Samtidigt är det då som allt ställs på sin spets. Så när vi några veckor efter lanseringen fick höra att ”man kan inte köra utan det här längre” från en av bolagets tekniker, då var lyckan gjord.
